Metodología 5s
INTRODUCCIÓN
Qué es la metodología 5s. Implementada por Toyota para lograr una mayor eficiencia en sus procesos de producción y que es perfectamente adaptable a cualquier tipo de empresa.
No consiste en tenerlo todo ordenado y limpio, se aplica también a los procesos de trabajo haciendo que estos sean más eficientes.
Mediante la aplicación de las 5 s, se pretende ser competitivos y mejorar la imagen corporativa del almacén, mejorar la atención al cliente mediante la reducción de tiempo de espera en la búsqueda de repuestos. Y a su vez adecuar el área de almacenaje y tránsito de acuerdo al flujo de ventas de repuestos. Reducir las pérdidas de tiempo debido al desorden en el almacén. Mantener permanentemente el área de trabajo limpia y organizada.
Aumento de productividad
• Reducir tiempos muertos mediante aplicación de conceptos de gerencia visual o localización por defecto.
• Reducir tiempos de acceso a materiales, documentos, herramientas y otros recursos utilizados en los procesos.
Aumento de la calidad
• Reducir errores humanos en procesos, por consiguiente, el porcentaje de unidades defectuosas en productos y servicios.
• Reforzar estandarización de los procesos de manufactura y/o servicios.
Reducción de costos
• Disminuir riesgos potenciales de accidentes laborales.
• Hacer eficiente el uso del espacio físico en las instalaciones.
• Extender vida útil de herramientas y equipos.
BENEFICIOS
Se reducen:
• Las actividades que no agregan valor.
• Los desperdicios y productos defectuosos.
• Las averías.
• Los accidentes.
• Los movimientos y traslados inútiles.
• El tiempo para localizar herramientas y materiales.
Se consigue:
• Más espacio y mayor bienestar.
• Más seguridad en las instalaciones.
• Mayor orgullo del lugar en el que se trabaja.
• Mejor imagen ante los clientes causando una sensación de confianza.
• Mayor trabajo en equipo.
PRELIMINARES
Es interesante que el comité reciba primero la formación en la metodología 5S, de modo que todas las dudas sobre el sistema y posibles resistencias al cambio queden aclaradas y que cuando se comience a formar al resto del personal el comité esté plenamente convencido de las ventajas que aporta esta nueva forma de trabajar.
Posteriormente hay que formar al resto de los trabajadores del área.
Antes del inicio de la implantación de cada una de las S, es conveniente realizar una reunión con todo el personal afectado de modo que con sus aportaciones se logre una mayor implicación.
Para conseguir una mayor participación y compromiso por parte del grupo, es importante que las decisiones se tomen por consenso, evitando aplicar medidas como la votación o la elección de las soluciones de manera unilateral. De este modo se conseguirá que todos tomen las medidas adoptadas como si fuesen suyas propias, aumentando el grado de implicación.
Seiri. Clasificar. Separar innecesarios
Consiste en identificar, clasificar, separar y eliminar del puesto de trabajo los equipos, partes, productos, materiales y documentos innecesarios, conservando sólo los necesarios. Se selecciona y clasifican los elementos, para tener las cosas en el sitio correcto. El propósito es retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son necesarios para el trabajo cotidiano. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la acción, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio o eliminar.
Únicamente serán objeto de desplazamiento aquellos elementos que se consideren innecesarios, habilitando espacios para desechos y envíos a otras áreas.
MÉTODO DE IMPLEMENTACIÓN DE SEIRI
Determinar los criterios de selección de elementos innecesarios.
• Elementos descompuestos o dañados: Si es necesaria y viable económicamente su reparación, de lo contrario se desecharán.
• Elementos obsoletos o caducos: Se desecharán.
• Elementos peligrosos: Si son necesarios se ubicaran en un lugar seguro, de lo contrario se desecharán.
• Elementos de más: Se almacenarán en un lugar adecuado, o se transferirán a otra área de trabajo que lo requiera, o se donará o venderá.
• Todos los artículos que no se utilicen en el área de trabajo por más de cierto número de días: Se deberá tomar una decisión al respecto.
HERRAMIENTAS DE SEIRI
Tarjeta Roja: Este tipo de tarjeta permite identificar el elemento innecesario y que se debe tomar una acción correctiva. Se pueden utilizar pegatinas con la información adecuada.
Regla del porsi…
Regla de la semana, mes y año…
Tarjetas rojas. Apilar artículos con tarjeta roja y tomar una decisión con respecto a ellos o poner fecha para decidir sobre ellos.
Diagrama de flujo para el uso de la tarjeta:
Tabla de inventario. Se cumplimentará esta tabla, especificando qué elementos se mantienen, cuales no y a que lugar se dirigen estos.
Zona ZAMI: Zona de Almacenamiento de Material Innecesario. En esta zona se acumularán los elementos no necesarios que hayan ido apareciendo en cada área. Cada elemento deberá ir acompañado de una tarjeta roja que identifique su origen y su destino.
AUDITORIA
Tras completar esta fase se expondrá en el Panel 5s los logros obtenidos con la plantilla de Acciones 5s Realizadas en las que se muestran imágenes del antes y el después. Pese a que no se debe trabajar buscando únicamente resultados inmediatos, el ir cumpliendo objetivos y mostrarlos públicamente en la empresa, motivará a los participantes a seguir.
Días más tarde, en una fecha definida al finalizar la fase, se llevará a cabo una auditoria de seguimiento, haciendo uso de la tabla de inventario. Este tipo de auditorias se deberán hacer cada cierto tiempo; seis meses, un año…
RESUMEN
• Establezca criterios para descartar artículos innecesarios.
• Elabore listado de artículos, equipos, herramientas y materiales innecesarios, luego proceda a eliminarlos.
• Descarte artículos innecesarios conforme a criterio previamente establecido.
• Agrupe en calidad de almacenamiento temporal, los artículos innecesarios que han sido desechados en las áreas intervenidas.
• Fotografíe cúmulo de artículos desechados, para luego exhibirlos en panel de resultados de 5 S.
• Aplique tarjeta roja a aquellos artículos sobre cuya utilización se tiene duda.
Seiton. Ordenar. Situar necesarios
Después de que nos hemos deshecho de los elementos innecesarios, el siguiente paso es ordenar los elementos de trabajo que se utilizan. El propósito es mantener los elementos de trabajo necesarios en forma ordenada, identificada y en sitios de fácil acceso para su uso. Lo anterior permite localizar los materiales, herramientas, equipos, instrumentos y documentos de trabajo de forma rápida, además de que se mejora la imagen del área ante el cliente o visitas, “da la impresión de que las cosas se hacen bien”. En áreas administrativas facilita los archivos y la búsqueda de documentos, mejora el control visual de las carpetas y la eliminación de la pérdida de tiempo de acceso a la información.
MÉTODO DE IMPLEMENTACIÓN DE SEITON
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Ordenar el área donde están o estarán los elementos necesarios
Se trata de redistribuir los espacios, el mobiliario, los equipos, estantes, gavetas, materiales, las máquinas y todo aquello que es útil para el trabajo que se realiza. De ser necesario cambie o adquiera mobiliario adecuado para ubicar los elementos organizados. -
Determinar el lugar donde quedará cada elemento
En este momento habrá que definir en qué lugar quedará cada elemento, esto en razón de la frecuencia de uso, necesidad de cercanía, volumen, peso, cantidad, secuencia en el proceso, riesgo, etc. Se debe ordenar siguiendo el criterio de que los medios empleados en el trabajo en todo momento, deben estar cerca del puesto de trabajo. En función de si se usan a diario, de manera semanal o esporádicamente, se les buscará la ubicación idónea.
Es recomendable identificar zonas y elementos con una nota adhesiva. Equipos, zonas, documentos… Y evitar toda costa elementos almacenados directamente en el suelo.
Para determinar el lugar correcto de cada elemento habrá que considerar que los elementos de uso frecuente deberían:
o Estar al alcance del trabajador.
o En una altura que facilite su uso para el trabajador.
o En una posición que requiera del menor movimiento del trabajador.
o Los elementos de uso poco frecuente deberían estar más retirados, o en otro lugar.
o Para ubicar los elementos en el lugar correcto, marque el sitio seleccionado con números o letras.
Ideas sobre el modo de ordenar elementos:
o Por orden numérico, alfabético o alfanumérico.
o Por frecuencia de uso: diario, quincenal, mensual, bimestral, semestral, anual.
o Inmediata localización por cualquiera
o De fácil extracción y devolución
o De fácil identificación de faltantes
o Por el riesgo de seguridad económica, de accidente o daño a la salud.
Beneficios que se obtendrán
o Encontraremos fácilmente los objetos de trabajo y documentos.
o Ahorro en tiempos y movimientos.
o Facilidad para regresar a su lugar los objetos o documentos que hemos utilizado.
o Se podrá detectar cuando falta algún elemento.
o Da una mejor apariencia.
HERRAMIENTAS
La herramienta clave es la frecuencia de uso:
• Colocar elementos según frecuencia de uso
• Un lugar para cada elemento y cada elemento en su lugar
• Identificar la ubicación de cada elemento
Si fuera necesario delimitar zonas de trabajo, almacenaje, etc se pueden emplear códigos de color:
AUDITORIA
Tras completar esta fase se expondrá en el Panel 5s los logros obtenidos con la plantilla de Acciones 5s Realizadas en las que se muestran imágenes del antes y el después. Pese a que no se debe trabajar buscando únicamente resultados inmediatos, el ir cumpliendo objetivos y mostrarlos públicamente en la empresa, motivará a los participantes a seguir.
Días más tarde, en una fecha definida al finalizar la fase, se llevará a cabo una auditoria de seguimiento, haciendo uso de la ficha de auditoria. Este tipo de auditorias se deberán hacer cada cierto tiempo; seis meses, un año…
En esta, habrá que observar si los elementos están colocados según se estableció en su día, si hay elementos que no deberán estar ahí…
RESUMEN
• La frecuencia y secuencia de uso debe ser el criterio primario para organizar documentos, equipos, herramientas, objetos y materiales necesarios en el lugar de trabajo.
• Asumir como criterio complementario el “Principio de las 3 F”
• Organice los materiales, de tal forma, que el primero en entrar, sea el primero en salir (FIFO).
• Todo debe tener su nombre y lugar identificado (rotulado).
• Use diferentes colores para áreas de piso, lo que debe depender de la función del área.
• Separe utensilios asignados de los comunes.
• En máquinas o equipos o acciones que requieran una determinada herramienta para su uso deben tener próxima dicha herramienta.
• Use paneles de utensilios para mostrarlos en forma visual y reducir los tiempos de búsqueda.
• Simultáneamente con la organización, se debe ejecutar un operativo preliminar de limpieza, se limpian lugares sucios y espacios de los cuales fueron removidos artículos innecesarios.
Seiketsu. Estandarizar. Señalizar anomalías
Para conseguir mantener la nueva situación de organización, orden y limpieza, es necesario establecer unos estándares que permitan detectar cuando una situación se desvía de lo establecido. Este paso es el que va a permitir que la metodología arraigue en la forma de trabajar y que con el paso del tiempo, todos los trabajadores, lleguen a entender la nueva filosofía de trabajo.
Con esta fase llega el momento de implementar los mecanismos adecuados para detectar anomalías y poder distinguir de forma rápida y evidente situaciones correctas e incorrectas. Para ello se emplea un sistema de comunicación por medio del control visual.
Se revisan procesos de trabajo que pueden ser mejorables ahorrando tiempo, desplazamientos, evitando riesgos o procurando una mejor atención al cliente.
Empleando la plantilla de Acciones 5S Realizadas, se mostrará el cambio que se ha ido consiguiendo y se recordará la situación anterior para evitar volver a ella. También se mostrarán los resultados de realizar las Auditorías5S para que todos puedan ver en qué puntos se están desviando de los objetivos de la metodología y dónde están trabajando correctamente.
MÉTODO DE IMPLEMENTACIÓN DE SEIKETSU
Integrar en el trabajo, como rutina, las acciones de clasificación, orden y limpieza.
Detectar y anotar anomalías, irregularidades y mal funcionamiento de cualquier elemento, para su corrección.
En esta etapa se emprenderán acciones de estandarización, a fin de conservar y mejorar los resultados ya logrados. Para esto se sugieren las siguientes actividades:
• Auditoría de 5s por parte del comité.
• Nombrar por desempeño sobresaliente al personal merecedor de ello.
• Realizar la jornada anual de las tres primeras S.
AUDITORIA
Esta fase es la del mantenimiento y seguimiento de las fases desarrolladas hasta ahora. Es necesario realizar auditorias para que las acciones realizadas se conviertan en hábitos. Si se detecta alguna anomalía es el momento de rectificarla.
• Establezca fecha fija para las auditorías de 5s.
• Establezca ruta fija de inspección.
• Notificar a cada sección puntuación alcanzada.
• El equipo de auditoría debe escuchar comentarios y opiniones de las personas en las áreas y departamentos auditados.
• Se sugieren dos modalidades de auditorías, algunas serán avisadas oportunamente y otras de manera aleatoria y sin previo aviso.
• Es muy interesante hacer auditorías de unas áreas a otras.
Se continuará utilizando la ficha de auditoria. Es conveniente que esta, junto con las fichas de acciones realizas se coloquen en un lugar visible por todo el personal para tener constancia de los cambios que se han producido.
Shitsuke. Disciplinar. Seguir mejorando
Se practica la disciplina cuando se realizan las conductas aprendidas como si se tratasen de hechos habituales en el día a día.
Esta fase también podría llamarse Respetar, siendo un nombre también bastante correcto, puesto que esta fase implica respetar y cumplir las normas que se han ido estableciendo en base a acuerdos y reuniones entre el grupo.
Por esto es tan importante que las decisiones se tomen en grupo y se alcance un acuerdo grupal, ya que de este modo todos serán responsables de las medidas adoptadas.
Son los propios trabajadores quienes con su actitud y trabajo deben hacer sostenibles los cambios. Tienen que comprender que ahora son también responsables de la situación de orden y limpieza, y que ellos trabajando individualmente y como grupo, se deben encargar de mantener los logros y corregir desviaciones.
Tras la implantación de las 5S, las auditorias se irán espaciando en el tiempo conforme se vaya asentando la nueva forma de trabajar y se compruebe que no se están dando situaciones que hagan volver al estado anterior. Cuando se considere que la implantación es correcta y sostenible, se disolverá el comité y se decidirá qué personas realizarán las auditorias mesuales, semestrales o anuales.
• Se debe fomentar la autodisciplina, es decir, el hábito de operar con apego a los procedimientos y controles previamente establecidos.
• El control visual ayuda a mejorar la disciplina.
• Procurar que las buenas prácticas de 5s se conviertan en rutinas o actos reflejos.